Ver um produto vencer dentro do armazém é algo que dói bastante no bolso e na imagem de uma empresa, principalmente quando isso acontece por conta de uma falha no controle do estoque do armazém. O bom é que a solução para isso não demanda algo muito complexo. Existem dois conceitos que podem ajudar muito: FIFO e FEFO. As siglas significam, respectivamente, Firt in, first out (primeiro a entrar, primeiro a sair) e First expired, first out (primeiro a vencer, primeiro a sair).
O nome dos conceitos já diz muito sobre eles, mas vamos entender melhor o que eles significam e qual a importância deles para a gestão do estoque de uma empresa, uma vez que evita desperdícios, arranhões na imagem e perda de dinheiro. Aplicar algum deles é fundamental para qualquer negócio.
O que é FIFO?
Primeiro, vamos entender o que é FIFO. Como mencionamos, em português quer dizer que o primeiro que entra é o primeiro que sai, ou seja, os lotes que chegam antes são despachados antes no momento em que algum cliente solicita. Existe uma fila de envio dos itens que obedece a ordem de entrada deles dentro do armazém. É um sistema que estabelece uma rotatividade dentro do estoque.
Um dos motivos para utilizar esse método visa garantir que a empresa não fique com estoque de produtos vencidos do armazém e evite também que eles envelheçam, o que poderia comprometer a qualidade. Mas há ainda outro ponto, que é o fato de que a empresa deixa de mandar para o cliente um produto que logo vai vencer e terá pouca vida útil. Assim, evita-se desgaste no relacionamento e a necessidade de realizar uma promoção, por exemplo.
Vamos pensar em um exemplo. Uma empresa recebeu nos últimos dois meses três lotes de um mesmo produto, sendo que em cada mês chegou um deles. Na hora em que algum cliente solicitar esse item, se mandar qualquer um, a empresa corre o risco de mandar uma mercadoria com prazo de validade maior e deixar no estoque outra que está prestes a vencer, além de deixar os lotes que chegaram há mais tempo envelhecendo.
Utilizando a metodologia FIFO e enviando primeiro o produto que chegou há mais tempo, a empresa assegura uma rotatividade mais sustentável, garantindo que nenhuma mercadoria fique se deteriorando no armazém, evitando desperdício e desgastes com os clientes.
O que é FEFO?
Como já mencionamos anteriormente, FEFO significa First expired, first out (primeiro a vencer, primeiro a sair). Essa metodologia está diretamente ligada com o controle da validade dos produtos que entram no armazém, sem levar em consideração necessariamente a ordem em que eles entraram no estoque.
O objetivo aqui é despachar sempre os produtos que estão com prazo de validade mais próximos do vencimento, garantindo que nada se perca dentro do armazém e evitando prejuízo e desperdício.
Esse método é muito utilizado no setor alimentício, no qual as empresas lidam constantemente com produtos perecíveis e que, muitas vezes, possuem prazos de validade de alguns dias ou semanas, como queijo.
Disciplina na implementação do FIFO
Um ponto essencial na implementação dessas metodologias é a disciplina. A fila de mercadorias precisa ser seguida à risca, ou seja, nenhum lote deve ser passado na frente do outro. Uma vez que a metodologia foi definida e colocada em prática, deve ser seguida. Se isso começar a furar, a empresa começa a perder o controle e todos os problemas que deveriam ser evitados começam a aparecer.
Imagine que na pressa para enviar um lote aos clientes, a empresa resolveu pegar um item que estava no meio da fila. O que estava no começo pode sofrer risco de envelhecer esperando ou mesmo perder o prazo de validade. Por isso, é essencial ter um método claro, com regras definidas e um processo bem desenhado.
E aqui também entra algo muito importante. As empresas devem determinar uma capacidade máxima para essa fila, colocando um limite dos produtos que serão recebidos. Sem isso, não tem método que ajude, pois ficará muito mais complicado seguir de forma eficiente o que foi estabelecido.
Por exemplo, se a capacidade máxima for 100 lotes e tiver 106 na fila, o controle fica comprometido, porque existem mercadorias demais na fila, com um estoque maior do que a demanda, muitas vezes.
4 – Benefícios do FEFO e do FIFO
Vamos entender agora quais são as principais vantagens de utilizar FIFO e FEFO na gestão de estoque das empresas.
1 – OTIMIZAÇÃO DOS RECURSOS
Com um sistema de armazenagem definido por fila e uma clareza dos lotes armazenados, a empresa deixa de ter grandes estoques para garantir entrega, pois trabalha de forma enxuta e com uma fila de entrega. Assim, consegue otimizar o espaço do armazém e também os recursos humanos.
2 – EVITAR DESPERDÍCIOS
Outro benefício claro para as empresas que utilizam esses sistemas é o de evitar desperdícios em seus armazéns, uma vez que não deixará as mercadorias se deteriorarem ou vencerem dentro dos estoques.
3 – MAIS AGILIDADE PARA ENCONTRAR AS MERCADORIAS
Como existe uma fila e uma determinação dos produtos que devem ser enviados primeiro, a empresa economiza tempo que os operadores gastariam procurando mercadorias que estão em bom estado ou dentro do prazo de validade.
4 – CONTROLE DOS CUSTOS
Com a rotatividade de entrada e saída previamente definida, as empresas conseguem controlar melhor os custos de armazenamento, o que pode interferir diretamente nos preços dessas mercadorias praticados aos clientes.
Como implementar o FIFO e FEFO de forma eficiente?
Você pode fazer esse controle todo de forma manual, por meio de planilhas, principalmente se você tem um pequeno armazém, mas ainda pode acabar tendo problemas. Isso porque o cadastro feito de forma manual e depois o acompanhamento pode gerar erros. Além disso, o documento pode ser corrompido, levando a uma perda de dados.
Além disso, tem a questão do processo mesmo, que fica mais moroso, pois a cada saída é preciso ir lá consultar uma planilha ou qualquer outro documento que você venha a utilizar. Isso sem contar a necessidade de mais recursos para isso, dedicando o tempo dos funcionários de sua empresa a uma tarefa burocrática, quando eles poderiam estar sendo mais estratégicos.
Esse controle pode ser feito por meio de um software de WMS, no qual você cadastro a entrada do produto e todas as informações, incluindo o prazo de validade. Quando algum operador for fazer a separação, em vez de consultar uma planilha, em poucos segundos a ferramenta diz para ele qual lote deve ser enviado e onde está esse lote, tudo de forma automática.
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