Em um armazém, é comum ter aquela pessoa com muito conhecimento sobre processos, espaços e outros detalhes da operação. Agora, imagine a seguinte situação: de uma hora para outra, esse profissional pega um atestado prolongado. Como vai ficar o armazenamento dos produtos na sua empresa? Se você está tendo dificuldade para responder essa pergunta, é provável que não esteja pensando na gestão do conhecimento no armazém.

Não realizar essa gestão do conhecimento pode gerar um impacto negativo que pode nunca ter imaginado. Voltemos à situação anterior. É muito provável que sua equipe sofra com atrasos nas entregas, erros na seleção das mercadorias e perda de produtividade. Tudo isso gerando prejuízo financeiro e de imagem para o seu negócio.

Afinal, uma dessas entregas que atrasou poderia ser a de um cliente que precisava de um lote de mercadorias urgente e que pode não ter esses itens a tempo porque sua empresa atrasou o processo. Além de possíveis multas, cancelamento, há também a questão de esse parceiro virar um detrator da marca. Bom, mas como resolver isso? É o que vamos ver a seguir.

O que é gestão do conhecimento no armazém?

Bom, de forma resumida, é passar todo o conhecimento gerado na sua empresa da cabeça dos funcionários para o papel, ou seja, é a prática de documentar tudo isso. Dessa forma, é possível garantir que a operação possa continuar mesmo sem o colaborador em questão.

Por exemplo, conhecimento sobre especificidades do armazenamento de produtos precisa estar documentado e deve ser gerenciado constantemente, recebendo atualizações. Dessa forma, quem estiver substituindo o funcionário que pegou atestado pode apenas consultar o processo e os dados para conseguir realizá-lo.

No entanto, mais do que documentar, é necessário organizar essas informações. Para isso, elas precisam ser identificadas, classificadas, transformadas em processos e constantemente atualizadas. Essa é uma forma de administrar um importante ativo da empresa, que é o conhecimento gerado ao longo dos anos.

Vamos voltar ao exemplo do armazém. Com sua experiência, o operador percebeu formas mais eficientes de classificar e organizar os produtos dentro do espaço disponível, tornando todo o trabalho mais ágil. Esse formato de armazenamento é um importante ativo da empresa, pois atinge influencia diretamente em uma operação mais saudável.

Documentar esse processo de armazenamento criado por esse operador é uma forma de garantir a esse ativo de conhecimento continuidade e aprimoramento. Isso porque ela sai da cabeça do colaborador que um dia pode sair levar isso embora e se torna algo permanente.

Como colocar em prática a gestão do conhecimento no armazém

Para que essa gestão do conhecimento no armazém seja colocada em prática, é necessário que a empresa crie métodos para isso. Para isso, pode adotar sistemas, processos e outros meios que possibilitem documentar e organizar essas informações. Em outras palavras, o ponto aqui é garantir que essas ideias estejam no dia a dia da operação.

Por exemplo, como assegurar que aquela classificação criada por aquele operador se torne uma prática constante dentro da empresa? Um meio para fazer isso é organizar em planilhas de Excel ou mesmo em cadernos, deixando registrado para os colaboradores.

No entanto, esses e outros métodos manuais podem gerar muitos problemas para as empresas. O mais claro deles é a falta de agilidade. Os operadores precisam consultar esses arquivos em caso de dúvidas ou, por exemplo, de entrada de novos produtos. A outra barreira é o erro humano, que fica mais em evidência quando temos processos puramente manuais.

Tecnologia para a gestão do conhecimento no armazém

A solução mais clara para isso é o uso da tecnologia. Existem ferramentas e sistemas capazes de automatizar esse processo. Um ERP, por exemplo, registra em um só lugar todas as informações da empresa, tornando o gerenciamento e a comunicação entre as áreas muito mais fácil. Saídas e entradas de produtos são registradas nesse sistema.

Mas há outra ferramenta que atua de forma ainda mais direta nessa dor das empresas, que é o WMS. Isso porque essa solução atua justamente na gestão de todas as movimentações do armazém. Ela automatiza uma série de tarefas e até mesmo de tomadas de decisão.

Vamos falar dela na prática. No WMS é possível criar uma série de regras de armazenamento, desde o local ideal para cada produto, parametrização de qual deve sair primeiro, controle para garantir que mercadorias com prazo de validade menor tenham prioridade, enfim, uma série de possibilidades.

A partir do momento em que tudo é cadastrado, a ferramenta indica para o operador o local em que um lote deve ser armazenado assim que ele entra. Basta ler o código de barras e o WMS mostra o espaço correto para o armazenamento. Da mesma forma, ele indica onde e qual produto buscar no caso de um pedido.

Então, todo o conhecimento daquele operador pode ser parametrizado dentro da ferramenta, como é o caso daquele método que ele desenvolveu. Assim, ele permanece dentro da empresa de forma mais segura e também pode ser colocada em prática de maneira mais ágil. E o mesmo vale para uma série de outros processos que são criados ao longo do tempo.

Ficou claro como a tecnologia pode ajudar na gestão do conhecimento do seu armazém? Se tiver dúvidas, entre em contato com a gente. Nossos especialistas estão à disposição para uma conversa. Continue acessando nosso blog para acessar outros materiais.