Quero começar esse texto com duas perguntas bem importantes: você tem garantia de que sua empresa está em total conformidade regulatória? Não há nenhum risco de seu negócio sofrer com multas e outras sanções por questões legais? Se você não foi capaz de responder esses questionamentos com firmeza, significa que não há segurança jurídica e financeira adequada. Em outras palavras, há um problema sério de compliance, seja por falta de processo ou de informações que ajudem a ter essas certezas que citamos no começo do artigo.
O que é compliance?
Mas, afinal, o que é compliance? Essa é uma palavra em inglês que vem do “to comply”, que significa agir de acordo com uma regra, lei ou pedido. No mundo dos negócios, compliance quer dizer estar em conformidade com as leis, regulamentos e padrões éticos que a empresa precisa seguir. Na prática, significa ter a garantia de que sua empresa não corre risco de sofrer com multas e sanções, nem ter problemas de reputação por conta de alguma irregularidade.
E aqui quando falamos em irregularidades, não quer dizer necessariamente algo cometido de má fé, ou seja, um crime. Claro, isso acontece, mas, muitas vezes, essas irregularidades são cometidas sem que você perceba, por um documento que faltou, uma análise incorreta ou mesmo por um problema com terceiros.
Conformidade externa e interna
Essas conformidades não são apenas externas, mas também internas, com todo um trabalho de governança de processos.
Compliance interno
A conformidade precisa ser dentro e fora da empresa. Em primeiro lugar, a empresa precisa, obviamente, ter normas, regras e processos internos que guiem a operação do negócio de forma uniforme e transparente. Em segundo lugar, e o mais importante, isso tudo deve ser seguido de forma muito disciplinada.
Um exemplo disso pode ser as solicitações de reembolso de viagens, combustível e outras despesas. Se cada colaborador fizer a solicitação do jeito que achar melhor, a empresa terá problemas, pois cada pedido chegará de um jeito e há uma grande chance de faltarem informações importantes.
Por isso, é necessário ter um processo de reembolso, com um fluxo que deve ser seguido, e também um padrão ou modelo de como esses pedidos devem ser enviados. Tudo devidamente documentado e de fácil acesso. Fazer isso é estar de acordo com o compliance, pois evitar problemas futuros, como cobranças indevidas por parte de funcionários ou mesmo falta de pagamento, além de outros contratempos.
Outro ponto importante está relacionado a terceiros. Muitas vezes, parceiros podem cometer algum erro e isso pode respingar na sua empresa. Isso vale, por exemplo, para empresas que contratam transportadoras. Então, é essencial ter um processo e também normas que esses parceiros devem seguir.
Compliance externo
O compliance externo é a conformidade com regulamentações setoriais e leis federais, estaduais e municipais. Ou seja, estar de acordo com o que autoridades e órgãos regulamentadores determinam como padrão e norma.
Um dos exemplos mais claros de conformidade com compliance externo é o atendimento das regras do Fisco. Emitir e repassar corretamente notas fiscais é essencial para qualquer empresa e evita grandes problemas com multas e sanções. Outra obrigação importante que entra no compliance é a questão trabalhista.
Como garantir o compliance?
Bom, mas como sua empresa pode ter certeza de está com compliance em dia ou pelo menos com processos que assegurem a correta apuração e responsabilização em caso de problemas, com evidências claras? Listamos alguns pontos importantes a seguir:
Identifique os riscos
Existem leis específicas para cada tipo de negócio e você precisa conhecer as que se aplicam ao seu. É importante fazer uma análise para descobrir quais regras e regulamentações a sua empresa precisa seguir.
Estabeleça procedimentos
Depois de mapear os riscos, crie procedimentos claros para cada situação. Isso ajuda os funcionários a saberem como agir em conformidade. É o que falamos anteriormente sobre ter processos para reembolso ou para terceiros. Tenha processos claramente mapeados.
Treinamento
Treine regularmente toda a equipe sobre as normas e o código de ética da empresa. Isso garante que todos estejam cientes de suas responsabilidades. Mais que isso: lidere as pessoas dentro dessas regulamentações, faça com que isso seja cultural.
Canal de denúncias
Implemente um canal seguro para que funcionários possam reportar condutas inadequadas sem medo de retaliação.
Monitoramento
Estabeleça um sistema para acompanhar o funcionamento do programa de compliance. Isso permite identificar falhas e corrigi-las rapidamente.
Utilize tecnologia para monitorar e buscar informações
Existem tecnologias que fazem a análise de dados abrangente, fornecemos as ferramentas necessárias para identificar, avaliar e mitigar riscos financeiros e legais. Elas permitem que as empresas ajam de forma pró ativa, mantendo a integridade e a segurança dos negócios, ao mesmo tempo em que atendem a todas as obrigações regulatórias.
Também monitoram diversos dados públicos sobre empresas e sócios e emitem alertas automáticos. Identifique e aja de forma rápida para evitar riscos legais e reputacionais.
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