Por Harrison Silva, Consultor de Soluções Corporativas na Softdata

Sábado de contagem numa fábrica de embalagens plásticas. O saldo do granulado fecha: doze toneladas no sistema, doze toneladas no silo.

O mesmo material, já injetado em pré-formas e parado ao lado da máquina, não tem onde ser contado. Não é mais matéria-prima e ainda não é produto acabado. Duas equipes discutem se aquilo entra na contagem e em que unidade — quilo ou peça. O varejo conta uma coisa. A fábrica conta três, em estados diferentes, no mesmo dia.

O que é inventário industrial?

Inventário industrial é a contagem simultânea de matéria-prima, material em processo e produto acabado, feita em um único momento e registrada em um único sistema. Acontece quando a operação precisa fechar o período fiscal e contábil. O efeito visível é a divergência que ninguém consegue explicar, e a consequência é ajuste de saldo sem causa identificada.

Por que a contagem da fábrica quase nunca fecha na primeira tentativa?

A contagem não fecha porque três estoques com unidades de medida diferentes são contados ao mesmo tempo, enquanto o material continua mudando de identidade. O que era matéria-prima às oito da manhã é material em processo ao meio-dia. A divergência nasce na distância entre o instante do registro e o instante da contagem.

O material em processo — WIP, de work in process — é a zona cinzenta. Ele já saiu do almoxarifado, já foi baixado da matéria-prima, mas ainda não virou produto com código próprio. Na prática, ele costuma estar em três lugares ao mesmo tempo: no pé da injetora, na fila da montagem e na bancada de retrabalho.

Some-se a isso o que a operação chama de sobra de linha. O apontamento consumiu cem quilos, a produção usou noventa e dois, e os oito quilos restantes voltaram para o setor sem nota, sem requisição e sem endereço. Eles existem fisicamente e não existem no saldo.

A unidade de medida completa o problema. O granulado entra em quilo, a pré-forma sai em peça, o fardo é expedido em palete. Cada conversão é uma chance de erro de digitação que só aparece na contagem seguinte.

O que a indústria é obrigada a contar que o varejo não é?

O artigo 76 do Convênio ICMS s/nº, de 1970, determina que o Registro de Inventário arrole mercadorias, matérias-primas, produtos intermediários, materiais de embalagem, produtos manufaturados e produtos em fabricação. O mesmo artigo manda arrolar separadamente o que pertence ao estabelecimento e está em poder de terceiros, e o que é de terceiros e está no estabelecimento.

Ou seja: a obrigação de contar o material em processo não é uma boa prática de gestão que a fábrica adota se quiser. É norma, e é a mesma desde 1970. O varejista arrola mercadoria. O industrial arrola cinco categorias, incluindo aquilo que está no meio da transformação e aquilo que nem é dele.

A frequência também difere. Além do inventário anual, o estabelecimento industrial declara quantidades todo mês no Bloco K da EFD ICMS/IPI — Escrituração Fiscal Digital do ICMS e do IPI —, obrigação instituída pelo Ajuste SINIEF 02/2009 do CONFAZ para indústrias, equiparados e atacadistas. O Bloco K pede estoque escriturado por tipo, consumo e produção por ordem de produção, e itens em poder de terceiros.

Isso muda a natureza do problema. O varejo declara o estoque uma vez por ano e concilia uma vez por ano. A indústria declara quantidade todo mês e precisa explicar a transformação ocorrida entre uma declaração e a seguinte. Um erro de estrutura de produto não fica parado esperando o balanço; ele se acumula mês a mês em um arquivo que o fisco cruza.

O que se conta em cada operação

O que uma divergência de inventário custa depois que a contagem acaba?

Custa duas vezes. A primeira no comportamento que ela provoca na operação, e a segunda no fechamento contábil, quando o ajuste precisa de justificativa técnica que ninguém consegue reconstruir três meses depois.

O primeiro custo é silencioso. Cada divergência não resolvida vira estoque de segurança. Estoque de segurança vira compra antecipada. Compra antecipada vira capital parado, e ninguém liga o capital parado à contagem errada do trimestre anterior. E a folga que o comprador carrega para não parar a linha nem sempre segura: quando o saldo indica o material e o almoxarifado não o encontra no endereço, a linha para com estoque no sistema.

O segundo custo é de outra ordem. O valor declarado no inventário alimenta a escrituração e conversa com a apuração do imposto de renda. Quando o ajuste é grande e a explicação é “diferença de contagem”, a divergência deixa de ser assunto do almoxarifado e passa a ser assunto da controladoria. É nesse momento que a operação descobre que não tem registro do caminho percorrido pelo material.

Há ainda um custo que não aparece em conta nenhuma: a contagem que consome um fim de semana e termina sem consenso. A equipe recontou, discutiu, ajustou — e sabe que vai repetir tudo no próximo fechamento.

Como descobrir se o problema é a contagem ou o registro?

Contando duas vezes o mesmo endereço, com intervalo, e comparando a variação com o que foi movimentado no período. Se o segundo resultado repete o primeiro e ambos divergem do sistema, o erro não está na contagem. Está no registro das movimentações, e contar mais vezes não resolve.

O exercício leva uma semana e não exige sistema novo:

1. Escolha dez itens de alto giro, distribuídos nos três estágios: matéria-prima, material em processo e produto acabado.
2. Conte por endereço, não por saldo total. Somar tudo e comparar com o sistema esconde dois erros que se anulam.
3. Reconte os mesmos endereços 48 horas depois e levante todas as movimentações registradas no intervalo.
4. Classifique cada divergência em uma de quatro causas: erro de contagem, movimentação física sem registro, baixa por explosão de estrutura diferente do consumo real, ou item sem endereço definido.

A distribuição das quatro causas diz o que fazer. Divergência concentrada em erro de contagem é problema de método e treinamento. Divergência concentrada nas outras três é problema de processo e de registro — e nesse caso o inventário é apenas onde o problema aparece, não onde ele acontece.

Por onde começar quando o inventário não fecha?

Há quatro caminhos, em ordem crescente de custo, e a ordem importa mais que a lista.

O primeiro é processual e não custa nada: definir o momento da contagem em relação ao apontamento de produção, congelar a movimentação em uma janela conhecida e decidir, antes de contar, o que a operação considera material em processo. Boa parte das divergências de fechamento vem de contar enquanto a fábrica ainda movimenta.

O segundo é de layout. Estoque intermediário raramente tem endereço próprio, e material sem endereço é material que ninguém consegue contar duas vezes do mesmo jeito. Delimitar uma área para WIP costuma resolver mais que um projeto grande de reorganização.

O terceiro é de gente: quem responde pela baixa, quem responde pela contagem e quem arbitra a divergência. Sem esses três papéis nomeados, a contagem vira negociação.

O quarto é sistêmico, e só faz sentido depois dos anteriores. Um WMS — Warehouse Management System, ou sistema de gestão de armazém — resolve parte disso porque controla endereço, lote e estágio em nível de registro, e não em nível de saldo. A HellermannTyton, fabricante de soluções para gerenciamento de fios e cabos, relata ter saído de 96% para 99,8% de acuracidade de estoque no período de cinco anos, número atribuído à sua diretora de logística em case publicado pela Softdata. Cinco anos para 3,8 pontos percentuais diz o essencial: acuracidade não se corrige com um projeto, se constrói com disciplina de processo.

O que isso significa para a diretoria

O inventário que não fecha produz três efeitos financeiros distintos, e nenhum deles aparece com esse nome no resultado.

O primeiro é capital parado. Saldo pouco confiável empurra a compra para cima, e o custo desse capital subiu. O estudo Custos Logísticos e o Impacto nas Empresas Brasileiras, do ILOS, na edição de 2025, aponta que o custo de estoque equivale a 5,3% do PIB brasileiro, contra cerca de 3% em 2014 — a alta é atribuída principalmente ao custo do capital imobilizado. O número é agregado nacional, não da sua operação, mas indica a direção do vento.

O segundo é risco de fechamento: ajuste sem justificativa técnica rastreável.

O terceiro é capacidade. Cada fim de semana de contagem e cada recontagem consomem horas que a operação não tem.

Perguntas frequentes

Inventário rotativo substitui o inventário geral na indústria?

Não em termos de obrigação. A escrituração do inventário permanece exigida na forma e no prazo previstos na legislação, e o rotativo é uma prática de controle, não uma dispensa. O que o rotativo faz é chegar ao fechamento com menos divergência acumulada, porque corrige o erro perto de quando ele aconteceu.

Material em processo precisa entrar no inventário?

Sim. O artigo 76 do Convênio ICMS s/nº, de 1970, inclui os produtos em fabricação entre os itens a arrolar. Na prática, isso exige uma definição interna de estágio: em que ponto o material deixa de ser matéria-prima e passa a ser produto em fabricação, e com qual unidade ele é contado.

Material que está com terceiros conta como estoque de quem?

Conta para quem é o proprietário, e a posse é informada separadamente. A mesma regra vale no sentido inverso: material de terceiros em poder do estabelecimento é arrolado à parte. Operações com industrialização por encomenda costumam ser o ponto cego dessa conta.

Qual a diferença entre acuracidade de saldo e acuracidade de endereço?

Acuracidade de saldo compara a quantidade total do item no sistema com a quantidade total encontrada. Acuracidade de endereço verifica se a quantidade bate em cada posição. A primeira pode indicar 100% enquanto o separador não encontra o material, porque dois erros de posição se cancelam no total.

Esta é a primeira edição da Gargalo, publicação quinzenal sobre os pontos onde a operação industrial trava. As próximas tratam de linha parada por falta de material, apontamento de consumo contra ordem de produção, ERP com módulo de estoque comparado a WMS, e inventário rotativo em fábrica.

Se o inventário da sua operação vem apresentando divergências recorrentes e você quer entender onde exatamente a acuracidade se perde, me chame no WhatsApp e a gente mapeia isso juntos. É uma conversa de 30 minutos, e ela serve inclusive para concluir que o problema não é o que parecia.

— Harrison Silva, Consultor de Soluções Corporativas na Softdata

Harrison Silva é Consultor de Soluções Corporativas na Softdata Hub de Tecnologia, onde acompanha projetos de gestão de armazém e estoque em indústrias e distribuidores de médio porte, em setores como plásticos, moveleiro, alimentos e metalmecânica. Perfil de Harrison Silva no LinkedIn.