Por Harrison Silva, Consultor de Soluções Corporativas na Softdata

O pedido saiu errado. Você abre o ERP para descobrir onde a separação falhou e encontra duas informações: o saldo de ontem e o saldo de hoje. Entre uma e outra, nada.

Não há registro de quem separou, de qual palete foi aberto, de qual lote saiu. O ERP — Enterprise Resource Planning, ou sistema integrado de gestão — não está com defeito. Ele está respondendo com precisão a pergunta que foi projetado para responder. A pergunta que você fez era outra.

Qual a diferença entre ERP e WMS na gestão de estoque?

ERP e WMS registram estoque em unidades diferentes. O ERP registra saldo: quantidade e valor, por item, depósito e período. O WMS — Warehouse Management System, ou sistema de gestão de armazém — registra evento: qual unidade física, em qual endereço, em qual lote e estágio, movida por quem e quando. Decisão de armazém se toma no evento. Fechamento contábil se faz no saldo. Um não substitui o outro.

Quais são os sete sinais de que o módulo de estoque do ERP virou o gargalo?

Os sete sinais são observáveis sem auditoria e não dependem do porte da empresa. Nenhum deles mede a qualidade do software. Todos medem a mesma coisa: a distância entre o que a operação precisa perguntar todo dia e o que o sistema tem estrutura para responder.

1. O saldo é por depósito, não por posição. O sistema informa quanto existe no almoxarifado. Ninguém consegue informar em qual posição, exceto de memória, e a memória tem turno e tem férias.
2. O lote está no documento, não na unidade física. O número entra pela nota de recebimento e sai pela baixa de consumo, mas não fica amarrado ao palete armazenado. PEPS e FEFO passam a depender de quem separa lembrar qual chegou primeiro.
3. Movimentação interna não é transação. Mudar um palete de lugar dentro do mesmo depósito não gera registro nenhum. Para o sistema, o material não se moveu, e a posição anterior continua sendo a oficial.
4. Existe lista de separação, não existe tarefa. O sistema emite o documento e encerra a participação. Não sabe quem separou, em que sequência, em quanto tempo, nem se a conferência chegou a acontecer.
5. A conferência é declarada, não verificada. Quem executa confirma a própria quantidade, no mesmo campo, sem segundo evento. O sistema não tem como distinguir conferido de digitado.
6. Existe uma unidade de medida, a do cadastro do item. O armazém movimenta quilo, peça e palete no mesmo dia. Toda conversão vira arredondamento sem rastro, e o erro só reaparece na contagem seguinte.
7. Divergência se resolve por ajuste, não por estorno. Como não há evento a reconstituir, a única ferramenta disponível é acertar o saldo — assunto tratado a fundo na edição sobre por que o inventário da indústria é mais difícil que o do varejo.

Por que o ERP não registra endereço, e por que isso não é defeito?

Porque um saldo com granularidade de evento é um saldo instável, e não se fecha balanço sobre dado instável. A fronteira entre os dois sistemas não é limitação de fornecedor: é uma escolha de projeto que protege as funções pelas quais o ERP responde.

São três funções, e nenhuma delas tolera instabilidade. A primeira é a apuração de custo, que precisa de quantidade valorada fechada por período. A segunda é o MRP — Material Requirements Planning, ou cálculo da necessidade de materiais —, que trabalha com saldo projetado e não com posição física. A terceira é a obrigação acessória, que exige um número por item, por estabelecimento, por mês.

Segundo a ASCM (Association for Supply Chain Management), no ASCM Supply Chain Dictionary, um WMS é um sistema de aplicação projetado para gerenciar e otimizar os fluxos de trabalho e a estocagem de mercadorias dentro de um armazém, e que costuma fazer interface com sistemas de captura automática de dados e com o ERP. Dois elementos dessa definição merecem atenção. O objeto de otimização é o fluxo de trabalho, não o saldo. E a interface com o ERP aparece na própria definição: a categoria nasceu para conviver, não para substituir.

Um WMS controla endereço, lote e estágio em nível de registro, não de saldo. Na prática, cada unidade física tem identidade própria dentro do sistema: ela ocupa um endereço, carrega um lote, está em um estágio — recebida, endereçada, reservada, separada, conferida, expedida — e cada mudança gera um evento com autor e horário. O saldo passa a ser consequência da soma dos eventos, e não a única informação existente.

É daí que vem a diferença que o supervisor sente todo dia. Num WMS, “onde está” e “por que mudou” são perguntas respondíveis pelo sistema. Num módulo de estoque, elas dependem de alguém que lembre.

Sete perguntas da operação e o que cada sistema responde sobre o mesmo palete

Quando o módulo de estoque do ERP é suficiente?

O critério não é faturamento, metros quadrados nem número de funcionários. É quantas decisões por dia dependem de saber a posição exata de uma unidade específica. Onde esse número é baixo, WMS é gasto sem retorno, e o que falta na operação é processo.

Vale registrar o que os dados públicos dizem e o que eles não dizem. Uma pesquisa do ILOS sobre uso de tecnologia em supply chain no Brasil, apresentada em outubro de 2022, apontou que 87% dos respondentes usavam WMS, contra 76% para TMS. A amostra eram 80 executivos sêniores das maiores empresas com operações no país. O número descreve bem o topo do mercado e não responde à pergunta da indústria de médio porte, que não é se a categoria existe, e sim se o módulo que ela já paga ainda dá conta. Não há levantamento público brasileiro com esse recorte.

Na ausência de pesquisa, restam critérios. Se a operação atende à maioria destes, a resposta honesta é não comprar nada:

• Um único depósito, com o material encontrável à vista de quem entra
• Volume de movimentações diárias que uma pessoa acompanha sem apoio
• Nenhuma exigência de lote ou validade, nem normativa nem contratual de cliente
• Produção repetitiva, com estrutura de produto estável entre uma ordem e outra
• Recebimento, endereçamento e separação sob responsabilidade da mesma pessoa por turno
• Nenhum estoque de terceiros no estabelecimento e nenhum material próprio em poder de terceiros
• Inventário que fecha, e nas raras vezes em que não fecha a causa é identificada no mesmo dia
• Nenhum indicador de armazém cobrado da operação por cliente, matriz ou diretoria

Trocar de sistema para resolver problema de processo é a forma mais cara que existe de descobrir que o problema era de processo.

O que custa manter a operação no sistema errado?

O custo não aparece na linha de despesa de tecnologia. Aparece em conferência refeita, em ajuste que ninguém consegue explicar, em compra que compensa informação ruim, e em uma linha de arquivo fiscal que a controladoria não sabe justificar. São quatro mecanismos distintos, e nenhum deles é medido como custo de sistema.

A conferência dobrada é o mais visível. Quando o registro não distingue conferido de digitado, a única defesa disponível é olhar duas vezes. Isso é hora paga para produzir uma informação que a estrutura de dados poderia produzir sozinha.

O segundo é contábil. Ajuste sem justificativa técnica reconstituível migra do almoxarifado para a controladoria e vira problema de fechamento, com o agravante de que a justificativa precisa ser reconstruída meses depois do evento que a causou.

O terceiro é de capital. Sem saber onde o material está, a saída mais rápida é aumentar o volume, e a fábrica passa a comprar informação em forma de estoque. É a cadeia descrita na edição sobre linha parada por falta de material que estava no estoque.

O quarto é fiscal e é o menos comentado. O Bloco K da EFD ICMS/IPI exige do estabelecimento industrial uma declaração mensal de quantidade por item que o saldo, sozinho, não reconstitui quando questionado meses depois.

Como testar a operação sem trocar de sistema?

Fazendo quatro perguntas ao sistema e contando quantas ele responde sozinho, sem alguém do time completar de memória. O teste leva duas semanas, é executado por uma pessoa e não exige software novo.

1. Posição. Escolha dez itens de classes diferentes de giro. Pergunte ao sistema onde estão e vá conferir fisicamente. Registre acerto de posição, não de quantidade — são coisas distintas, e a diferença entre elas foi tratada na primeira edição desta série.
2. Reconstituição. Liste as cinco últimas divergências que foram ajustadas. Usando apenas o que está registrado, tente reconstruir o evento que causou cada uma. Conte quantas você consegue reconstruir sem telefonar para alguém.
3. Genealogia. Pegue um lote de matéria-prima recebido há sessenta dias e descubra em quais ordens de produção ele foi consumido. Cronometre a resposta, do início da busca até a lista completa.
4. Autoria. Nos últimos vinte pedidos separados, descubra quem separou cada um e em quanto tempo. Se a resposta vier de uma planilha paralela, ela conta como não respondida.

A leitura do placar é direta. Quatro respostas: o módulo de estoque dá conta, e o problema está em outro lugar. Duas ou três: o gargalo é de processo, e há muito a fazer antes de olhar para software. Zero ou uma: a operação já passou do ponto, e cada mês de espera é conferência paga em dobro.

Por onde começar quando o módulo não dá mais conta?

Há quatro caminhos, em ordem crescente de custo, e a ordem importa mais que a lista.

O primeiro é processual e não custa nada. Boa parte dos ERPs tem campos que ninguém preenche: lote na entrada, depósito segregado para material não conferido, campo de localização livre. Preencher o que já existe resolve uma parte dos sete sinais sem contrato novo.

O segundo é físico. Endereçamento com placa e etiqueta, antes de qualquer software. Endereço em papel funciona por anos. Endereço na cabeça de uma pessoa é um endereço com data de validade.

O terceiro é de gente, e é um papel que quase nenhuma operação tem nomeado: o dono do cadastro. Alguém que responda pela unidade de medida, pela estrutura de produto e pelo cadastro de item. Sem esse papel, os dois primeiros caminhos se degradam em três meses.

O quarto é sistêmico, e a decisão não é comprar um WMS. É declarar quem é a fonte da verdade de quê. O ERP permanece dono do saldo valorado, do custo e da obrigação fiscal. O WMS passa a ser dono da posição, do lote físico e do evento. Onde essa divisão não está escrita antes da implantação, a integração produz dois números e nenhuma decisão.

Um exemplo público de qual grandeza esse ganho pode ter. A Neoplas, indústria de injeção e sopro de plásticos, relata redução de 50% no custo de mão de obra logística e retorno do investimento em oito meses após adotar um WMS, números atribuídos a Fernando Luis Tavares, coordenador de logística da empresa, em case publicado pela Softdata. Duas ressalvas de leitura. O case mede o efeito de adotar um WMS naquela operação; ele não descreve o sistema anterior, e portanto não é uma medição de substituição de módulo de ERP. E oito meses é um prazo curto porque o ganho relatado é de mão de obra — ganho de mão de obra só existe onde antes havia procura e reconferência. Onde não há, não há retorno em oito meses nem em oito anos.

O que isso significa para a diretoria

O gargalo aparece em três contas que não conversam entre si. Capital parado, porque decisão tomada sem posição confiável se protege com volume. Risco de fechamento, porque ajuste que não se reconstitui vira apontamento de auditoria e discussão com a controladoria. E custo de oportunidade de capacidade, porque a hora gasta em reconferência é hora que não foi gasta em expedir.

Há um pedido concreto a fazer, e ele vale nas duas direções. Antes de aprovar ou de recusar a troca de sistema, peça as quatro respostas do autodiagnóstico acima. Projeto de WMS aprovado sem esse placar é projeto que será cobrado por um resultado que ninguém mediu antes. E recusa sem esse placar é economia que reaparece em outra conta, com outro nome.

Perguntas frequentes

WMS substitui o ERP?

Não. As duas categorias registram o estoque em unidades diferentes e sustentam decisões diferentes. O ERP responde por saldo valorado, custo, planejamento de materiais e obrigação fiscal. O WMS responde por posição, lote físico, tarefa e evento. Operações que substituem um pelo outro descobrem a falta em torno do primeiro fechamento contábil.

Dá para implantar um WMS sem trocar o ERP?

Sim, e é o cenário mais comum na indústria de médio porte. A condição é definir antes da implantação qual sistema é a fonte da verdade de cada informação, e qual é a frequência de sincronização entre eles. Sem essa definição escrita, a operação passa a ter dois saldos divergentes e nenhuma regra para desempatar.

O módulo de estoque do ERP pode ser configurado para funcionar como WMS?

Depende de qual sinal você precisa resolver. Campo de localização e controle de lote costumam existir e resolvem parte do problema. Tarefa atribuída, conferência como evento separado e histórico de movimentação interna são estruturais: onde a tabela não registra o evento, nenhuma configuração o cria.

Precisa de coletor e código de barras para ter um WMS?

Tecnicamente não, na prática sim. Sem captura automática, cada evento depende de alguém digitar depois, e o registro volta a ser declaração em vez de verificação. O coletor não é o WMS; é o que torna o registro contemporâneo ao movimento em vez de posterior a ele.

Qual a diferença entre WMS e MES?

O MES — Manufacturing Execution System, ou sistema de execução da manufatura — controla a execução na linha: ordem, apontamento de produção, refugo, tempo de máquina. O WMS controla a guarda e a movimentação do material fora da linha. A fronteira entre os dois é o ponto de uso, e é onde a maioria das operações não sabe quem manda.

WMS resolve divergência de inventário?

Reduz a causa mais frequente, que é movimentação sem registro, e torna a divergência restante reconstituível. Não corrige processo de contagem, cadastro errado nem baixa de consumo divergente do consumo real. A divergência de inventário na indústria tem causas distintas, tratadas na primeira edição desta série.

O WMS deve ficar sob a TI, a logística ou o PCP?

A TI responde pela infraestrutura e pela integração. A operação responde pelo cadastro, pelas regras de endereçamento e pelos indicadores. Quando o sistema fica inteiramente sob a TI, as regras param de ser revistas em três meses, porque quem enxerga o desvio não tem autonomia para corrigi-lo.

Esta é a terceira edição da Gargalo, publicação quinzenal sobre os pontos onde a operação industrial trava. As anteriores trataram de por que o inventário da indústria é mais difícil que o do varejo e de linha parada por falta de material que estava no estoque. As próximas tratam de rastreabilidade de lote na indústria, apontamento de consumo contra ordem de produção, e inventário rotativo em fábrica.

Se você está avaliando se o módulo de estoque do seu ERP ainda dá conta da operação, me chame no WhatsApp e a gente aplica esse diagnóstico junto. São 30 minutos, e ele serve inclusive para concluir que ainda não é hora de trocar.

— Harrison Silva, Consultor de Soluções Corporativas na Softdata

Harrison Silva é Consultor de Soluções Corporativas na Softdata Hub de Tecnologia, onde acompanha projetos de gestão de armazém e estoque em indústrias e distribuidores de médio porte, em setores como plásticos, moveleiro, alimentos e metalmecânica. Perfil de Harrison Silva no LinkedIn.