A rotina de conferir se as quantidades de produtos que aparecem no sistema realmente batem com o que há no armazém é fundamental para empresas que possuem estoques. Quem não faz perde dinheiro, clientes e credibilidade. Mas, ao mesmo tempo, esse processo é custoso, pois precisa, por exemplo, parar toda a empresa. É aí que entra uma alternativa importante: o inventário cíclico. Esse método cumpre o papel de contagem, mas reduz o desgaste da operação e oferece outros benefícios. Vamos explicar.

O que é inventário cíclico?

O inventário cíclico ou rotativo é um método pelo qual as empresas conferem o estoque de forma periódica, em intervalos que podem ser diários, semanal, mensal, trimestral, enfim, de acordo com a necessidade da empresa. Nessas contagens, a equipe se concentra em grupos específicos de produtos ou locais por vez.

Inventário cíclico: como fazer?

Enquanto um inventário geral é focado no inventário total do estoque (sem exceções), para a execução de um inventário cíclico são necessárias duas etapas anterior a contagem. A primeira é determinar os intervalos de tempo de cada contagem, e a segunda é determinar os critérios a serem utilizados na seleção de grupos de itens ou locais a serem inventariados.

Não existe uma fórmula de critérios. Cada empresa vai escolher os parâmetros que fazem sentido para sua realidade. Varejos e indústrias, por exemplo, já possuem características de movimentação de estoque bem diferentes. Só aí já precisaríamos optar por escolhas diferentes.

Então, a dica de ouro aqui é você estudar seu estoque com base em critérios como movimentação, histórico de perdas, condições do ambiente, características geográficas do armazém e até mesmo a famosa curva ABC. O importante é ter esse conhecimento bem detalhado. Veja alguns exemplos de divisão.

MOVIMENTAÇÃO

Aqui você pode fazer duas formas considerando a movimentação. A primeira é pegar todos os itens que foram movimentos em um período a definir e fazer o inventário deles. Isso porque é nesse grupo que você terá mais chances de encontrar algum problema de contagem ou mesmo avaria e qualidade armazenagem.

A outra forma é estabelecer os períodos dos ciclos de inventário de acordo com a velocidade de saída dos produtos. Os itens com maior demanda podem ser conferidos semanalmente, pois necessitam de maior acuracidade nas informações. Já os que têm um volume de saída intermediário podem ser inventariados uma vez por mês. E por aí vai. Sua empresa vai escolhendo os intervalos.

ENDEREÇAMENTO DO ESTOQUE

Outro parâmetro a ser utilizado é o endereço do estoque. A empresa pode definir critérios escolhendo produtos de um corredor específico do armazém. Por exemplo, aquele espaço com maior risco de contaminação ou extravio de itens. Assim, garante que esses produtos estejam inventariados mais de uma vez por ano. Conta o que perdeu e, dessa forma, não compromete os dados do sistema.

TIPOS DE PRODUTO

Além dos outros critérios, sua empresa também escolher os grupos a serem inventariados por tipos de produtos. Pode ser, por exemplo, todos perecíveis, primeiro, depois outros produtos com prazos de validade maiores.

De um jeito ou de outro, são escolhas que a empresa vai fazer de acordo com a realidade. Você pode optar por categorias diferentes das que estão descritas acima. A nossa ideia é exemplificar, mas é possível determinar quaisquer parâmetros, desde que seja possível controlá-los corretamente.

BENEFÍCIOS DO INVENTÁRIO CÍCLICO

O primeiro benefício nós mencionamos no começo do texto. Esse tipo de inventário acaba sendo menos custoso, uma vez que é feito com um volume menor de produtos. Além disso, a empresa não precisa parar toda a operação para inventário. Isso, por si só, é um grande benefício, pois não precisa deixar de produzir ou vender para poder fazer o inventário.

Outro importante benefício desse tipo de inventário é justamente a frequência com a qual as informações do estoque são atualizadas. A empresa não precisa esperar um ano para fazer ajustes no estoque. Isso pode ser feito em períodos menores.

Imagine os produtos com alto volume de saída. Esperar seis meses ou um ano para inventaria-los pode causar sérios problemas na sua contagem, pois eles entram e saem do armazém com uma certa frequência. Então, a chance de acontecerem erros é maior. Com os ciclos, é possível fazer melhorias na própria forma de armazenamento e movimentação.

Ligado ao anterior, outro benefício é a qualidade do nível de serviço prestado a clientes e consumidores. Isso porque esse formato reduz as chances de ruptura de estoque.

Além de tudo isso, a melhora na tomada de decisões é outro ganho importante a ser considerado. Com a atualização das informações mais frequente, os gestores podem tomar decisões mais qualificadas.

Como a tecnologia pode apoiar o inventário cíclico?

Sistemas de gestão de armazém permitem um controle muito maior de cada item que entra e sai no armazém, ajudando na qualidade do inventário. Imagina se além de conferir se o que está no sistema está mesmo no estoque, fosse necessário conferir o sistema. É um ciclo vicioso.

Uma tecnologia como o WMS registra todas as movimentações e os locais dentro do armazém onde elas são estocadas. É um controle muito preciso.

Tomando como base as informações históricas do sistema de armazenamento, é possível apurar os agrupamentos de itens ou locais mais propensos a erros, auxiliando na decisão dos ciclos e locais a serem inventariados periodicamente.

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