Por Harrison Silva, Consultor de Soluções Corporativas na Softdata

O cliente liga às oito da manhã. Um lote do produto que você fabricou está segregado no armazém dele, e ele quer duas respostas: quais matérias-primas entraram nesse lote, e para onde mais ele foi.

As duas respostas existem. Estão na nota fiscal de entrada, na ficha de produção, na planilha do recebimento e na memória do conferente que estava na doca naquele dia. O que não existe é o prazo para juntar tudo isso.

O que é rastreabilidade de lote?

Rastreabilidade de lote é a capacidade de identificar a origem de um produto e acompanhar sua movimentação pelas etapas da cadeia produtiva, por meio de dados e registros. Ela opera em duas direções: para trás, quais insumos entraram no lote; para a frente, para onde foram as unidades produzidas. Quando uma das direções falha, o lote suspeito passa a ser a produção inteira do período.

Por que rastrear um lote leva dias em vez de minutos?

Porque a informação está íntegra e dispersa. Cada etapa registrou o que precisava para o próprio controle, em suportes que não se cruzam: o recebimento anotou quantidade, a produção anotou consumo, a expedição anotou item e cliente. Rastrear, nessas condições, não é consultar. É convocar uma reunião.

A corrente se rompe em pontos previsíveis. O recebimento confere quantidade e confirma a nota, mas não amarra o número do lote ao endereço onde o material foi guardado — dali em diante, o lote existe no papel e não na prateleira. O fracionamento de um saco ou de uma bobina gera uma sobra que volta ao almoxarifado sem identificação, problema que já apareceu aqui como origem de indisponibilidade de material e que na rastreabilidade cobra outro preço. A expedição baixa item e quantidade para o cliente, sem registrar qual unidade física saiu.

Há ainda a distância entre o consumo apontado na ordem de produção e o consumo real, que corrompe o vínculo de outra maneira. Ela terá a sua edição.

Onde a corrente do lote se rompe dentro da fábrica?

O lote existe no documento e não na unidade física. Enquanto o número do lote for atributo da nota fiscal e não da caixa, cada movimentação interna quebra o vínculo. O palete muda de posição, o material é fracionado, a sobra retorna ao estoque — e nenhum desses eventos carrega o lote consigo.

A diferença prática é entre um lote declarado e um lote carregado. Declarado, ele aparece no cadastro e no documento fiscal, e depois some. Carregado, ele acompanha a unidade física em cada movimentação, do recebimento à doca de expedição.

Só no segundo caso existe genealogia de lote: o encadeamento que liga cada lote de saída aos lotes de entrada que o formaram, e vice-versa. Genealogia já apareceu na edição sobre a diferença entre ERP e WMS como teste de capacidade do sistema. Aqui ela é o objeto: sem ela, você tem lotes identificados e nenhuma corrente entre eles.

Rastreabilidade de lote é obrigatória por lei na indústria?

Depende do setor, e na maior parte da indústria não é. Há uma obrigação legal geral de recolhimento que alcança qualquer produto de consumo, mas ela não manda rastrear: manda responder, em prazo fixo. Há obrigações setoriais que descem ao detalhe do registro. E há a exigência do cliente, que obriga por contrato e não por lei.

Misturar as quatro é o que faz a discussão travar em reunião. Alguém afirma que a indústria é obrigada a ter rastreabilidade, o interlocutor pede a norma, e a conversa termina sem decisão.

Quatro origens de exigência de rastreabilidade de lote e o que cada uma cobra

Duas advertências sobre fontes. Boa parte do material que circula sobre o tema cita norma revogada: a RDC nº 24/2015, de recolhimento de alimentos, foi substituída pela RDC nº 655/2022, e a RDC nº 259/2002, de rotulagem, pela RDC nº 727/2022. Norma revogada dentro de um procedimento interno é pior que procedimento nenhum, porque dá segurança falsa.

A segunda: não localizamos norma brasileira que imponha rastreabilidade de lote à indústria em geral, fora dos setores regulados. Se ela existe para o seu segmento, ela é setorial e tem número.

O que custa não conseguir isolar um lote?

O custo não é o do recolhimento. É a diferença entre o lote e a janela. A Portaria nº 618/2019 do Ministério da Justiça e Segurança Pública pede o lote “quando aplicável”, mas pede sempre a data inicial e final de fabricação do produto afetado. Quem não consegue isolar o lote responde pela janela inteira, e a janela é sempre maior que o defeito.

A partir daí, tudo escala com o universo declarado. A mesma Portaria exige informar a quantidade de produtos sujeitos ao defeito, inclusive os que ainda estiverem em estoque, e a distribuição geográfica por estado. Exige plano de mídia com pelo menos uma veiculação escrita, uma de sons e uma de sons e imagens, com custos discriminados por estrutura. Exige o aviso de risco no site da empresa por cinco anos e relatórios quadrimestrais do que foi recolhido, por unidade federativa. E permite à Secretaria Nacional do Consumidor ampliar a campanha, às expensas do fornecedor, se o resultado não for satisfatório.

Antes de qualquer campanha, porém, existe um custo mais silencioso e muito mais frequente: o bloqueio preventivo. Quando não se sabe qual lote, segrega-se tudo o que possa ter relação. Produto bloqueado não fatura, e cada dia de análise é um dia de capital parado — a mesma cadeia descrita na edição sobre o inventário da indústria, agora entrando pela porta da qualidade.

Como testar se a sua operação consegue rastrear um lote?

Escolha um lote de produto acabado expedido há mais de sessenta dias e faça duas reconstituições, com cronômetro. Para trás: quais lotes de matéria-prima entraram nele. Para a frente: para quais clientes e em quais notas fiscais ele saiu, e quanto ainda está em estoque. O teste não mede se você tem a resposta. Mede quanto ela custa.

Para cada resposta, registre três coisas:

1. O tempo até a resposta completa, contado do pedido.
2. A fonte da resposta: sistema, papel ou pessoa.
3. Se um terceiro chegaria ao mesmo resultado sem essa pessoa presente.

A leitura costuma incomodar. Não conta quantas perguntas você respondeu; conta quantas o registro respondeu sem intérprete. Resposta que depende de alguém lembrar não é rastreabilidade, é conhecimento tácito. E conhecimento tácito sai de férias.

Por onde começar a organizar a rastreabilidade de lote?

Pela decisão que custa menos e muda mais: o tamanho do lote. Depois vêm segregação física, responsabilidade nomeada e, por último, sistema. A ordem importa, porque cada etapa anterior reduz o que a seguinte precisa resolver.

Processo, primeiro. A RDC nº 727/2022 da ANVISA obriga a identificar o lote na rotulagem de alimentos embalados e, no mesmo artigo, estabelece que o lote é determinado pelo fabricante segundo seus próprios critérios. Quem define lote por mês e quem define lote por turno cumprem a mesma norma e recolhem quantidades de ordem de grandeza diferente. Em seguida, capture o lote no recebimento, não na expedição: lote registrado na entrada acompanha o material; lote reconstituído na saída é arqueologia.

Layout, depois. Não misture lotes distintos no mesmo endereço e trate a área de recebimento como área identificada, não como corredor de passagem. Endereço compartilhado obriga alguém a decidir, na separação, qual lote está saindo — e essa decisão raramente é registrada.

Gente, em terceiro. Nomeie um responsável pela cadeia de custódia do lote, da doca de entrada à doca de saída. A RDC nº 655/2022 exige guarda dos registros por seis meses após o vencimento da validade e por cinco anos nos demais casos. Prazo desse tamanho não sobrevive sem dono.

Sistema, por último, e só depois dos três anteriores. Um WMS — Warehouse Management System, ou sistema de gestão de armazém — sustenta rastreabilidade porque trata o lote como atributo da unidade física e registra cada movimentação como evento, com autor e horário. A distinção entre registrar saldo e registrar evento está tratada na edição sobre ERP e WMS.

O que isso significa para a diretoria

O prazo é da norma, não da operação. Quando o problema aparece, a empresa tem dias úteis para responder algo que hoje leva semanas, e o custo se distribui em três frentes. Risco regulatório: descumprir prazo e conteúdo de comunicação gera sanção administrativa, e em setores regulados a rastreabilidade é condição para distribuir. Custo de campanha: a granularidade do registro define a janela, a janela define o universo de unidades, e o universo define a conta de mídia, atendimento e relatórios por anos. Capital parado: enquanto o lote não é isolado, bloqueia-se por precaução tudo o que possa ter relação.

Antes de aprovar projeto de rastreabilidade, peça o resultado do teste de reconstituição: tempo e fonte de cada resposta. Com esse número, a decisão fica clara nos dois sentidos, inclusive quando a conclusão é que o registro atual já dá conta.

Perguntas frequentes

Qual a diferença entre rastreabilidade e genealogia de lote?

Rastreabilidade é a capacidade de seguir um produto pela cadeia. Genealogia é o encadeamento entre lotes: quais lotes de insumo formaram cada lote de produto acabado, e quais lotes de acabado consumiram determinado insumo. Toda genealogia é rastreabilidade; nem toda rastreabilidade chega ao nível de genealogia.

Uma planilha atende à exigência legal de rastreabilidade?

A norma cobra conteúdo e prazo, não ferramenta. Uma planilha bem mantida atende, desde que responda no prazo exigido e seja reconstituível por um terceiro. O problema aparece quando ela depende de uma pessoa para ser interpretada, ou quando existem quatro versões dela circulando.

Por quanto tempo preciso guardar os registros de rastreabilidade?

Depende do setor. Para alimentos, bebidas, matérias-primas e embalagens em contato com alimentos, a RDC nº 655/2022 da ANVISA determina seis meses após o vencimento da validade para produtos com prazo declarado e cinco anos nos demais casos. Fora de setor regulado, o prazo é o do seu contrato com o cliente.

Ser certificado ISO 9001 significa ter rastreabilidade?

Não necessariamente. A norma de sistema de gestão da qualidade trata identificação e rastreabilidade no item 8.5.2 da edição de 2015, e o requisito é condicional: a identificação única deve ser controlada quando a rastreabilidade for um requisito do cliente, da regulamentação ou da própria organização. A certificação não cria a exigência; verifica se você cumpre a que já tem.

Quem define o tamanho do lote?

O fabricante. Na rotulagem de alimentos, a RDC nº 727/2022 da ANVISA diz isso com todas as letras: o lote é determinado pelo produtor segundo seus próprios critérios. É uma decisão de projeto com consequência direta no custo de um recolhimento, e quase nunca é tratada como tal.

Esta é a quarta edição da Gargalo, publicação quinzenal sobre os pontos onde a operação industrial trava. A primeira tratou de por que o inventário da indústria é mais difícil que o do varejo; a segunda, de linha parada por falta de material que estava no estoque; a terceira, da diferença entre ERP e WMS na gestão de estoque. As próximas tratam de apontamento de consumo contra ordem de produção, inventário rotativo em fábrica e layout de almoxarifado industrial.

Se você não sabe quanto tempo a sua operação levaria para reconstituir um lote nas duas direções, esse é um teste que vale fazer acompanhado. Me chame no WhatsApp e a gente aplica junto. São 30 minutos, e ele serve inclusive para concluir que o registro já responde e o problema é outro.

— Harrison Silva, Consultor de Soluções Corporativas na Softdata

Harrison Silva é Consultor de Soluções Corporativas na Softdata Hub de Tecnologia, onde acompanha projetos de gestão de armazém e estoque em indústrias e distribuidores de médio porte, em setores como plásticos, moveleiro, alimentos e metalmecânica. Perfil de Harrison Silva no LinkedIn.