Por Harrison Silva, Consultor de Soluções Corporativas na Softdata
Dez da manhã. O contador chega ao endereço da lista do dia no mesmo minuto em que o empilhador sai com dois paletes para a linha 3. Ele conta 120. O sistema diz 170, porque a requisição ainda não foi baixada. A diferença é ajustada na hora.
À tarde, a requisição entra e baixa os 50 que já tinham saído. O saldo agora está 50 abaixo da prateleira, e ninguém errou a contagem. A fábrica faz inventário rotativo todos os dias, e parte da divergência que ele encontra foi ele mesmo que criou.
Inventário rotativo, ou contagem cíclica, é a verificação contínua de partes do estoque, em calendário definido, para encontrar e eliminar as causas de divergência sem interromper a operação. Na indústria, o método só funciona sob duas condições: cada contagem congela o endereço contado, não a fábrica, e cada divergência é investigada antes de virar ajuste de saldo.
A edição sobre o inventário da indústria respondeu se o rotativo substitui a contagem geral. Esta trata de como fazê-lo funcionar com a produção rodando.
Por que o inventário rotativo roda todo dia e o saldo continua errado?
Porque um programa de contagem pode medir e corrigir números sem nunca encontrar a causa da diferença. O sinal típico é uma acuracidade do rotativo boa no relatório, convivendo com divergência no inventário geral e com os mesmos itens ajustados mês após mês. O programa existe; o que falha é o que ele faz com a divergência.
Os sintomas aparecem no registro de contagens, quando ele existe: o mesmo item ajustado várias vezes no trimestre, itens difíceis de contar, como granel e material junto à linha, sempre fora da lista, e uma lista do dia que é sempre da mesma classe.
O sintoma mais revelador é o ajuste de sinal alternado: o item sobe numa semana e desce na seguinte, em quantidades parecidas. Na edição sobre apontamento de consumo, um erro de sinal constante apontava uma causa constante na estrutura do produto. Sinal que alterna aponta outra coisa: o registro está chegando antes ou depois do material, e a contagem pegou o intervalo.
Por que contar com a fábrica rodando cria divergência que não existe?
Porque entre o movimento físico do material e o seu registro sempre existe um intervalo. Material separado e não baixado, recebido e não endereçado ou requisitado e ainda em trânsito aparece na contagem e não no saldo, ou o contrário. Ajustar sobre essa diferença transforma um atraso de registro em erro de saldo.
A primeira causa é o corte. O inventário geral resolvia o problema parando tudo: sem movimento, contagem e saldo se referem ao mesmo instante. O rotativo não pode parar a fábrica, mas pode parar o endereço. Bloquear a posição por alguns minutos e conferir as transações pendentes do item antes de contar reproduz, em escala de endereço, o que a parada geral fazia em escala de fábrica.
A segunda causa é o critério que monta a lista, e aqui a curva ABC volta à série com outra função. A edição sobre endereçamento recusou a curva como critério para decidir onde guardar matéria-prima, porque ela mede o passado. Como critério de quantas vezes contar, o uso é consagrado, e a própria literatura de contagem cíclica mostra onde ele falha na fábrica.
A revisão de Rossetti, Collins e Kurgund, publicada nos anais da Industrial Engineering Research Conference de 2001, observa que a classificação por valor é essencialmente financeira e que um item C pode atrasar a produção tanto quanto um item A. Os autores recomendam corrigir a classe por lead time, consumo, nível na estrutura do produto e criticidade. O experimento de Sheppard e Brown, publicado no International Journal of Production Economics em 1993, feito em almoxarifado de manufatura, aponta entre os fatores de erro de registro o número de lugares em que a peça é usada. A peça comum a várias estruturas erra mais, e a curva por valor não enxerga isso.
Os dois trabalhos são americanos, e não há levantamento público brasileiro sobre como as indústrias montam suas listas de contagem. O mecanismo descrito, porém, não depende do país.
O que custa um inventário rotativo que só ajusta o saldo?
Custa em três frentes. Horas de contagem que não reduzem o erro seguinte, porque a causa continua lá. Ajustes que introduzem erro no saldo que o MRP (Material Requirements Planning, ou planejamento das necessidades de materiais) usa para comprar. E a perda de confiança no registro, que devolve a fábrica à parada anual para contar tudo.
Contar sem investigar é custo fixo sem retorno: a equipe volta ao mesmo item no mês seguinte e encontra a mesma diferença. Ajustar sobre material em trânsito é pior, porque o erro fabricado entra no saldo e segue a cadeia descrita na edição sobre inventário, até virar capital parado. Já o item crítico classificado como C, nunca contado, só aparece quando falta na linha.
Há também uma consequência externa. A NBC TA 501, norma brasileira de auditoria aprovada pela Resolução nº 1.218/2009 do Conselho Federal de Contabilidade (CFC) a partir da norma internacional ISA 501, admite que a contagem física seja feita em datas diferentes da data do balanço. O que decide se isso é aceitável é a eficácia dos controles sobre a movimentação do estoque. Sem esse controle, a contagem ao longo do ano perde sustentação como evidência, e a contagem completa perto do balanço tende a voltar ao calendário. O que acontece depois disso, no fechamento, é assunto para outra edição.
Como saber se o inventário rotativo da sua fábrica funciona?
O teste não é uma nova contagem. É uma leitura de como o programa trata a divergência, feita com o que a operação já tem: o histórico de contagens e ajustes, quando existe, ou o procedimento e as pessoas que contam, quando não existe. A pergunta é uma só: o programa encontra causas ou só corrige números.
A série já publicou testes que contam material; este lê o programa. O ponto de partida é saber se a operação guarda cada ajuste do rotativo, item a item, com data, quantidade e motivo. As duas respostas servem.
Com histórico, separe os últimos três meses e procure:
- ajustes sem causa registrada além de “acerto de inventário”;
- itens ajustados mais de uma vez, sobretudo com sinal alternado;
- itens que já pararam a linha e estão fora da lista, ou classificados como C;
- itens que não foram contados nenhuma vez no período.
Sem histórico, as mesmas questões se fazem ao procedimento e a quem conta:
- se o endereço é bloqueado durante a contagem;
- se as transações pendentes do item são conferidas antes;
- se alguém reconta antes do ajuste, e quem aprova o ajuste;
- se quem conta é quem movimenta o item;
- o que decide a lista de cada dia.
A ausência de histórico já é um achado: um programa que não guarda a causa não tem como aprender com ela.
A leitura não tem faixa numérica. Não há referência publicada que separe um programa saudável de um doente, e não vale inventar uma. O resultado é uma classificação em três desfechos: programa de correção, que ajusta e investiga; programa de medição, que ajusta sem investigar; e programa que fabrica divergência, em que o sinal alternado é recorrente ou o corte não existe.
Critérios de seleção do inventário rotativo na fábrica: o que cada um encontra e o que deixa passar
| Critério | O que dispara a contagem | O que encontra bem | O que deixa passar | Onde serve na fábrica |
|---|---|---|---|---|
| Curva ABC por valor | Valor de consumo do item | Erro em item caro | Item barato que para a linha; peça comum a várias estruturas | Ponto de partida, nunca critério único |
| Curva ABC corrigida | Valor somado a lead time, nível na estrutura e risco de parar a linha | O item que custa pouco e para muito | Itens parados, que pouco erram e ocupam a lista | Matéria-prima e componentes |
| Localização | Uma área inteira, todos os itens nela | Material no endereço errado ou sem identificação | A importância de cada item para a produção | Ponto de uso de cada linha |
| Movimento desde a última contagem | Ter havido transação registrada no item | Erro novo, logo depois de entrar | Material que se moveu sem nenhum registro | Itens de alto giro |
| Oportunidade | Saldo zerado, saldo baixo ou reabastecimento | Contagem com pouco a contar e corte natural | Item que nunca chega perto de zerar | Matéria-prima de consumo contínuo |
| Grupo de controle | Amostra pequena e fixa, contada repetidamente | Falha de processo, antes de expandir o programa | Todo o estoque fora da amostra | Implantação e mudança de processo |
Nenhum critério serve sozinho. A lista de cada dia combina pelo menos dois, e o peso de cada um muda conforme a área da fábrica.
Como montar um inventário rotativo que conviva com a produção?
Em quatro camadas, nesta ordem: regras de processo para o corte e para a divergência, endereço que se deixa contar, papéis definidos e, só depois, sistema. A frequência de cada classe sai da combinação de critérios e da capacidade de contagem, e não de uma tabela pronta.
O primeiro caminho é processual e não custa nada. Escreva a regra de corte: endereço bloqueado durante a contagem, pendências do item conferidas antes, janela escolhida pelo plano de produção. Contar a matéria-prima quando o saldo está baixo, antes do reabastecimento, é contar menos e com menos movimento. Exija recontagem por outra pessoa antes de qualquer ajuste, e motivo registrado como condição para ajustar. Monte a lista combinando critérios e comece por um grupo de controle antes de expandir.
Na revisão de 2001, as empresas com melhor resultado se distinguiam por encontrar e eliminar erros de processo, não por método estatístico. A frequência de cada classe vem depois disso: parte de quantos itens a equipe consegue contar por dia e aumenta onde o histórico mostra erro.
O segundo caminho é de layout: um item e um lote por endereço, e o ponto de uso de cada linha tratado como área de contagem própria, contada por localização.
O terceiro é de gente: um dono nomeado para o programa e quem aprova o ajuste separado de quem conta. Passar a contagem para quem movimenta o material só faz sentido quando as transações são registradas no momento em que acontecem. Antes disso, a contagem vira conferência do próprio trabalho.
O quarto é sistêmico. Um WMS (Warehouse Management System, ou sistema de gestão de armazém) gera a lista pelos critérios combinados, bloqueia o endereço durante a contagem, mostra as pendências do item e permite contagem cega, em que quem conta não vê o saldo esperado. Funciona porque passa a registrar o estoque por evento e por endereço, como mostrou a edição sobre a diferença entre ERP (sistema de gestão empresarial) e WMS. E só entrega isso depois que as três primeiras camadas estiverem escritas.
O que isso significa para a diretoria
Antes de aprovar mais uma parada para inventário geral, mais gente para contar ou um projeto de sistema, peça a leitura do programa de contagem: ele encontra causas ou só ajusta saldo? Essa leitura separa quatro custos que chegam misturados no mesmo número de divergência: a capacidade de produção perdida a cada parada; as horas de contagem que não reduzem o erro seguinte; o capital parado em compras que compensam saldo errado; e o risco de a auditoria não aceitar a contagem ao longo do ano como evidência. Ela também mostra se o problema é de frequência ou de corte, que pedem respostas diferentes: o primeiro pede mais horas de contagem; o segundo, uma regra escrita. Custa o histórico de ajustes dos últimos três meses, ou uma conversa com quem conta.
Perguntas frequentes
Precisa parar a produção para fazer inventário rotativo?
Não. O que precisa parar é o endereço contado, por alguns minutos, e não a linha. Bloqueia-se a posição, conferem-se as transações pendentes do item e conta-se. Quando o material está junto à máquina e em uso contínuo, a contagem vai para uma janela de troca de turno ou de setup, escolhida a partir do plano de produção.
Com que frequência contar cada classe da curva ABC?
Não existe número universal. A literatura de contagem cíclica registra que a frequência por classe costuma nascer de prioridades subjetivas de cada empresa. O cálculo honesto parte da capacidade de contagem por dia, distribui entre as classes e aumenta a frequência onde o histórico mostra erro, inclusive em itens de classe C que param a linha.
A auditoria aceita o inventário rotativo?
A NBC TA 501, aprovada pela Resolução CFC nº 1.218/2009, admite contagem física em datas diferentes da data do balanço, tanto para quem conta uma vez por ano quanto para quem mantém controle permanente de estoque. A condição é a eficácia dos controles sobre a movimentação. Rotativo com corte por endereço e ajuste investigado se aproxima dessa condição; rotativo que ajusta na hora, não.
Quem deve contar: o almoxarifado ou uma equipe independente?
Depende do controle sobre as transações. Quando cada movimento é registrado no momento em que acontece, quem opera o almoxarifado pode contar, com contagem cega e recontagem por outra pessoa. Quando o registro atrasa, contar o próprio trabalho tende a confirmar o saldo esperado. Em qualquer caso, quem aprova o ajuste não deve ser quem contou.
Se a sua fábrica conta itens toda semana e o saldo continua divergindo, vale identificar se o rotativo está encontrando a causa das diferenças ou só ajustando os números. Me chame no WhatsApp e a gente faz essa leitura junto. São 30 minutos, e ela serve inclusive para concluir que o programa está certo e falta só congelar o endereço na hora de contar.
— Harrison Silva, Consultor de Soluções Corporativas na Softdata
Harrison Silva é Consultor de Soluções Corporativas na Softdata Hub de Tecnologia, onde acompanha projetos de gestão de armazém e estoque em indústrias e distribuidores de médio porte, em setores como plásticos, moveleiro, alimentos e metalmecânica.